「ホームページを修正したいのに、制作会社から返事がない」
「以前の担当者が退職し、誰に相談すればよいか分からない」
「サーバーやドメインも任せていて、管理状況が分からない」
ホームページを運用していると、こうした問題に直面することがあります。
制作会社と連絡が取れなくなった場合は、まず契約内容と、ドメイン・サーバー・WordPressの管理状況を確認しましょう。必要な情報がそろえば、別の制作会社へ修正や管理を引き継げる場合があります。
この記事では、企業や店舗のご担当者に向けて、確認しておきたい情報と引き継ぎの進め方を解説します。
最初に、困っていることと期限を整理する
まずは、現在の状況を整理しましょう。
- ホームページは表示されているか
- お問い合わせや予約は正常に利用できるか
- 修正したい内容は何か
- ドメインやサーバーの更新期限が迫っていないか
- 最後に制作会社と連絡が取れたのはいつか
文章の差し替えができない状態と、サイトが表示されず問い合わせも受けられない状態では、対応の優先順位が変わります。
また、サイトが表示されていても、契約更新が止まれば公開を継続できなくなる可能性があります。表示の確認とあわせて、更新通知や請求書も確認しておきましょう。
引き継ぎ前に確認したい4つの情報
1．制作・保守の契約内容
制作時の見積書、契約書、保守サービスの案内、過去のメールなどを探します。
確認したいのは、何を依頼していて、どこまで制作会社が管理しているかです。
ホームページの制作と、サーバーの契約、公開後の保守が、それぞれ別の契約になっている場合もあります。
現在の契約を変更・終了する場合の手続きや条件も、あわせて確認しましょう。
2．ドメインの管理状況
ドメインは、ホームページやメールで使用する「agario.design」のようなアドレスです。
次の情報を確認します。
- 契約しているドメイン管理会社
- 契約者・登録者の情報
- 管理画面を利用できる担当者
- 更新期限と支払い状況
- 登録されている連絡先メールアドレス
分からない場合は、過去の更新通知や請求書、支払い履歴が手がかりになります。
会社のメールにも同じドメインを使っている場合は、そのことを引き継ぎ先へ必ず伝えましょう。
3．サーバーの管理状況
サーバーは、ホームページのデータなどを置く場所です。メールも同じサーバーで利用している場合があります。
契約先、契約者、管理画面へのアクセス方法、更新期限を確認しましょう。
制作会社が契約しているサーバーの一部を利用している場合など、自社では直接契約していないこともあります。管理画面が分からない場合は、分かっている情報から状況を整理する必要があります。
4．WordPressとサイトのデータ
WordPressの場合は、管理画面へログインできるか確認します。
ログインできる場合も、利用者の権限によって操作できる範囲が異なります。記事を編集できることと、サイト全体の管理を引き継げることは同じではありません。
また、サイトの移行や復旧では、WordPressのファイルやデータベース、バックアップなどが必要になる場合があります。
管理画面へ入れなくても、サーバー側の情報から対応できる可能性はあります。ログインできないという理由だけで、すぐに作り直しと判断する必要はありません。
サーバーやドメインを、先に解約しない
新しい制作会社に依頼することが決まっても、現在のサーバーやドメインを先に解約するのは避けましょう。
必要なデータや設定を確認できなくなったり、ホームページやメールが利用できなくなったりするおそれがあります。
特に、メールを同じ契約で利用している場合は注意が必要です。ホームページだけを移すつもりでも、変更する設定によってメールに影響が出る場合があります。
引き継ぎ先と移行範囲や手順を確認し、必要なデータの確保と動作確認を終えてから、旧契約の扱いを決めましょう。
別の制作会社へ引き継ぐときの流れ
1．現在の状況を伝える
サイトのURL、困っている内容、これまで確認できた情報を伝えます。
すべての資料がそろっていなくても構いません。「何が分かっていて、何が分からないか」を共有することが出発点になります。
2．引き継ぎに必要な調査を行う
契約や管理権限、サイトの構成、データを取得できるかなどを確認します。
有料テーマやプラグイン、外部サービスを使用している場合は、契約の継続や再契約が必要かどうかも確認します。
3．作業範囲と費用を決める
必要なのが部分修正なのか、管理の引き継ぎなのか、サーバー移行まで含むのかを整理します。
原因や構成が分からない段階では、調査と修正を分けて見積もる場合もあります。調査費用や、追加作業が発生する際の進め方を確認しておきましょう。
4．作業後に表示と機能を確認する
引き継ぎ後は、ページが表示されることに加えて、お問い合わせや予約などの機能も確認します。
メールの設定を変更した場合は、送受信の確認も必要です。確認項目と担当者を、作業前に決めておくと進めやすくなります。
制作会社が変わると、ホームページも作り直しになる？
制作会社が変わるだけで、必ず全面リニューアルが必要になるわけではありません。
現在のデータや管理権限を確認でき、構成に大きな問題がなければ、今のデザインや機能を引き継いで修正できる場合があります。
一方、独自システムに依存している、必要なデータを取得できない、利用中のサービスを継続できないといった場合は、一部の作り直しや移行が必要になることもあります。
「現在のデザインを残したい」「まずはフォームだけ直したい」など、優先したいことを伝えたうえで、対応方法を検討しましょう。
引き継ぎ後は、自社でも管理情報を把握する
引き継ぎが完了したら、次の情報を社内でも確認できるようにしておきましょう。
- ドメイン・サーバーの契約先と契約者
- 更新期限と支払い方法
- 契約に関する通知の送信先
- WordPressなどの管理担当者
- バックアップの保管先と復旧方法
- 制作会社へ依頼している業務の範囲
パスワードは、こうした管理情報とは分けて、アクセスできる人を限定して保管します。
担当者が変わっても必要な情報を確認できる状態にしておくことが、今後の運用にも役立ちます。
事例紹介
引き継ぎ失敗事例：元の制作会社とお客様のトラブル
お客様と制作会社がなんらかのトラブルがあり、譲渡の交渉もままならず。ドメインもサーバーも制作会社の契約でした。お客様の代理でお電話してみるも、交渉できず。
結局サーバーもドメインも失ってしまい、取得し直すことになりました。これは、稀なケースでこれまで弊社が対応した案件では場合譲渡や移転に協力していただけています。
（弊社から譲渡移転される場合ももちろんん協力させていただきます）
対応期間：なし
ホームページの引き継ぎでお困りの方へ
合同会社アガリオデザインでは、他社で制作されたWordPressサイトの修正や、管理の引き継ぎに関するご相談を承っています。
「以前の制作会社に連絡がつかない」
「管理情報が分からず、どこから確認すればよいか困っている」
「現在のサイトを残して、必要な部分だけ直したい」
まずは、ホームページのURLと現在の状況をお知らせください。確認できる情報をもとに、調査が必要な範囲や対応方法をご案内します。
